Travail à distance : gérer efficacement vos équipes

Le travail à distance et le travail hybride sont des pratiques qui comportent de nombreux bénéfices, et ce, autant pour les employés que pour leurs employeurs.

Or, cet avantage offert par un nombre croissant de compagnies représente aussi un nouveau défi pour les gestionnaires. Mobiliser, motiver des équipes sans les voir au quotidien tout en s’assurant que le travail soit bel et bien accompli est loin d’être facile.

Dans cet article, retrouvez 4 conseils qui vous permettront de gérer efficacement et sans stress vos employés travaillant à distance.

Les bénéfices du travail à distance

Le travail à distance, malgré les défis qu’il comporte, présente des bénéfices certains. En voici quelques exemples pour les entreprises :

• Coûts réduits (notamment pour la réduction des besoins d’espaces de bureaux et pour les déplacements) ;
• Taux de satisfaction et d’engagement élevés ;
• Accès à un large vivier de talents pour les entreprises (les collaborateurs peuvent travailler de partout dans le monde et l’entreprise apparaît plus attractive) ;
• Productivité et créativité des collaborateurs accrues ;
• Etc.

4 conseils pour superviser ses équipes à distance

#1. Pensez au travail à distance lors de votre recrutement

Une nouvelle dimension à considérer et à évaluer lors de vos entrevues avec des candidats est leur degré de facilité et d’affinité avec le travail à distance.

Valider leur compétences interpersonnelles

Lorsque vous recrutez pour une position qui nécessite des interactions fréquentes avec les clients, vous allez privilégier des personnes disposant naturellement d’excellentes compétences interpersonnelles. Si vous voulez engager des collaborateurs qui travaillent à distance, assurez-vous qu’ils aient les qualités qui leur permettront d’exceller dans ce type de position.

Pour cela, posez-leur des questions sur les environnements de travail dans lesquels ils se sont sentis épanouis et ceux qui ont été les plus problématiques pour eux. S’ils ont de l’expérience comme travailleur indépendant, demandez-leur plus d’informations sur celle-ci ou sur leur rôle dans des équipes dont les membres étaient éparpillés géographiquement.

Faire un test

Si cela est possible, vous pouvez également leur demander de remplir une tâche simple relative à leur position. Vous aurez ainsi l’occasion de voir comment ils accomplissent leur travail sans supervision, comment ils recherchent et partagent les informations et s’ils sont en mesure de respecter des délais.

Valider ses valeurs

Finalement, portez une attention particulière aux valeurs du candidat. Il est important que celles-ci soient alignées avec la culture de votre entreprise. En effet, les employés qui travaillent à distance n’ont généralement que de très rares occasions « d’absorber » en personne la culture de l’entreprise.

Dès le début, assurez-vous que vos codes de conduite et valeurs soient en accord.

#2. Supervisez avec respect

Une des questions et craintes les plus fréquentes quant au travail à distance est « Comment savoir avec certitude que les employés travaillent réellement? ».

La réponse est simple : vous ne pouvez pas savoir.

De la même façon que vous ne pouvez pas savoir que toutes les personnes présentes dans vos bureaux soient également concentrées sur leurs tâches professionnelles.

Une personne assise devant son écran dans vos locaux de 9 à 5 peut tout aussi bien passer son temps à se distraire sur Internet qu’un travailleur à distance. L’un d’entre eux le fera simplement plus discrètement.

L’importance de la confiance

Toute relation de travail repose sur une confiance mutuelle. Si vous devez gérer des personnes à distance, résistez au besoin de vérifier ce qu’ils font en tout temps. Lorsque vous les appelez sans prévenir, vous allez peut-être interrompre leur flot de travail et venir les ralentir dans leurs journées de travail. Même une interruption de quelques minutes peut impacter négativement leur productivité de la journée.

Assurez-vous d’avoir des moments planifiés où vous discuterez des avancées et demandes de chacun. En dehors de ces périodes, renseignez-vous auprès de vos employés sur le moment et la façon dont ils préfèrent être contactés.

#3. Planifiez des réunions et du temps en « face à face »

L’un des inconvénients du travail à distance est qu’il est difficile d’échanger spontanément des idées, conseils et apprentissages ou d’établir une bonne qualité de vie au travail. Créer une synergie au sein des équipes est également plus complexe.

Pour surmonter ces difficultés, il est essentiel de prévoir des moments réguliers où vos employés pourront échanger.

L’objectif n’est pas que d’effectuer un suivi sur les tâches faites et à accomplir, mais de créer un moment où bâtir ensemble et entretenir la vision propre à votre compagnie.

Les rencontres sont aussi l’occasion parfaite de créer du momentum et d’améliorer le moral de vos troupes. Vous pouvez, par exemple, inviter chaque personne à partager ses petites et grandes victoires de la semaine. Une occasion d’apprentissage pour tous et de montrer à votre équipe que vous les valorisez.

Lorsque vous planifiez vos appels, pensez aussi à offrir la possibilité à vos collègues de se joindre via vidéo. Voir le visage et les expressions de vos collaborateurs permet d’améliorer la communication tout en vous donnant une opportunité de prendre le pouls du moral de votre équipe.

#4. Prenez l’isolement au sérieux

Qu’importe leur personnalité, tous les êtres humains doivent maintenir un certain niveau d’interactions sociales pour être épanouis. Pour les travailleurs à distance, pas de bavardages, de discussions impromptues ou d’échange amical autour de la machine à café.

Le poids de la solitude avec le travail à distance

La solitude peut devenir pesante pour certains employés. En plus de nuire à leur productivité, l’isolement vient également affecter le moral et la santé de vos collègues. L’épuisement professionnel et un désir de quitter la compagnie sont également des conséquences de cette solitude.

Plus (et mieux) communiquer

• En tant que gestionnaire, vous avez l’opportunité de faire la différence. En vous assurant que vos communications avec chacun des membres de votre équipe soient le plus « humaines » possible ;
• Au-delà de leur vie professionnelle, pensez à leur « parler de tout et de rien ». Cela vous permettra également de bâtir des relations plus solides et durables avec votre entourage ;
• Une autre bonne pratique à adopter est de construire et entretenir des communautés à l’extérieur du travail. Essayez de trouver un intérêt commun aux membres de votre équipe et rencontrez-vous pour échanger à ce sujet. Il peut s’agir de sorties au cinéma, rencontres au karaoké et retrouvailles autour d’un bon vin une fois par mois. Parce que le réseautage et l’entretien des relations pros ne devraient pas se faire uniquement avec des gens d’autres entreprises.

Les relations professionnelles sont avant tout des relations humaines qui nécessitent confiance, bienveillance et entretien.

Le retour au travail en présentiel?

Il faut noter que, pour certaines entreprises, la lune de miel avec le travail à distance et/ou le travail hybride est belle et bien terminée. Certaines entreprises on fait le choix de revenir à un travail 100 % en présentiel, alors que d’autres continuent sur la voie du travail hybride ou 100 % à distance..

Difficile de trancher sur la meilleure option, car chaque modèle présente ses avantages et ses limites. En fin de compte, chaque entreprise est unique, et ce qui fonctionne pour l’une peut ne pas être adapté à une autre.

Il appartient donc à chaque organisation de définir la formule la plus adaptée à ses objectifs et aux attentes de ses collaborateurs.

Autres sources :

https://www.fastcompany.com/90289857/how-the-era-of-the-remote-worker-complicates-management

https://www.fastcompany.com/90263240/5-best-practices-for-managing-a-remote-team

https://www.fastcompany.com/90240532/how-to-make-your-remote-workforce-feel-appreciated

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