Avec la promesse d’un retour à la normale (ou presque), l’organisation du travail est remise en question. Avec plusieurs entreprises qui considèrent adopter le travail hybride, la gestion des espaces soulève elle aussi des interrogations. Le hot desking et l’office hoteling sont des options qui ne datent pas de la COVID-19, mais qui semblent séduire de plus en plus de gestionnaires. Quels sont les avantages et les inconvénients de ces deux approches?
Quelle est la différence entre le hot desking et l’office hoteling?
Le hot desking est une formule selon laquelle les employés qui se présentent au bureau n’ont pas de places assignées au préalable. En arrivant au travail, ceux-ci s’installent à n’importe quel poste disponible.
L’office hoteling s’apparente au hot desking en ce sens qu’il n’y a pas de place fixe pour chaque employé. Par contre, un système est mis sur pied pour réserver les espaces de travail, et ce, pour une durée déterminée.
Avantages du hot desking
À plusieurs égards, le hot desking présente un côté pratique intéressant. Il est évident qu’en maximisant l’espace, il est possible de réduire les coûts de l’entreprise, mais d’autres avantages sont aussi soulevés par les gestionnaires.
Le hot desking offre sans contredit une grande flexibilité pour les gens qui travaillent en mode hybride, les consultants, les stagiaires et les représentants. Différents types d’aire de travail, comme les « salons », les cafés ou les salles de réunions peuvent également attirer certains employés qui aiment varier leur environnement de travail en fonction des tâches qu’ils doivent accomplir. Certains soulèvent le fait que l’interdisciplinarité résultant du hot desking favorise l’aspect social au travail. En décloisonnant les départements ou les spécialités, il y aurait une amélioration de la communication, de la collaboration et de la créativité.
Inconvénients du hot desking
Néanmoins, le hot desking est souvent moins apprécié par les employés. Plusieurs considèrent qu’ils perdent du temps à chercher un bureau, à s’y installer, à y ajuster chaise et autres outils de travail. Nombreux employés déplorent aussi le fait de ne pas avoir d’espace personnel, ce qui les démotiverait. De plus, quelques-uns soulignent les difficultés à retrouver certains collègues, à trouver de l’aide et à tenir des réunions impromptues. Dans la même foulée, on déplore que la formation des nouveaux employés devient alors plus ardue. Cela est d’autant plus vrai dans le cas de moyennes et grosses entreprises.
Qui plus est, certains ont le sentiment de ne pas compter suffisamment aux yeux de l’entreprise pour qu’on leur accorde un espace réservé. D’autres voient dans le hot desking une part d’hypocrisie de la part des employeurs qui sont opposés au télétravail.
Avantages de l’office hoteling
L’office hoteling comporte les mêmes avantages que le hot desking. Toutefois, le fait de réserver un espace de travail permet d’éliminer une part du stress associé à la recherche répétée d’un endroit où s’installer. Il peut aussi être plus facile de s’organiser pour être entouré de ses collaborateurs.
Inconvénients de l’office hoteling
Les inconvénients de l’office hoteling sont similaires à la plupart des désavantages du hot desking. Par contre, cela exige une plus grande organisation et une logistique importante.
Autres formules
S’ils sont populaires, le hot desking et l’office hoteling ne sont pas les seules options. Certains préfèrent encourager le partage de bureau entre collègues pour un temps prédéfini. Par exemple, le lundi et mercredi un employé occupe l’espace et le mardi et jeudi un autre s’y trouve.
Aussi, lors de nos échanges durant les Live Discussions que j’anime, l’un des participants nous a expliqué que son entreprise avait plutôt opté pour l’approche inverse, en offrant de plus grands bureaux à leurs employés. L’objectif étant d’attirer les gens en leur proposant des installations où il est agréable de travailler et où l’aspect social est favorisé entre collègues. De cette manière, certains seront davantage portés à délaisser le télétravail afin de profiter d’un endroit plaisant et des diverses ressources utiles à la réalisation de leurs tâches.
Ce n’est pas toutes les formules qui conviennent à chaque entreprise. Le but de cet article est plutôt de vous donner matière à réflexion et nous espérons qu’il vous aura apporté certains éclairages sur le sujet. Si vous souhaitez partager vos expériences ou en apprendre davantage sur celles de vos pairs, n’hésitez surtout pas à vous inscrire aux Live Discussions. Pour demeurer à l’affût, suivez-nous sur LinkedIn.