Une des questions fréquemment amenée par les experts en ressources humaines concerne l’intégration des employés. Avec les restrictions sanitaires, cet enjeu important en a pris pour son rhume. Le retour au travail laisse, quant à lui, présager que de nouveaux défis feront surface. Votre stratégie d’onboarding passera-t-elle le test?
Le quart des employés songe à changer d’emploi dans la prochaine année
Selon une étude de l’IBM Institute for Business, le quart des employés songe à changer d’emploi au cours de 2021. Comment vous y prendrez-vous pour limiter l’exode de votre personnel?
L’une des avenues les plus efficientes pour la rétention des employés est sans contredit l’intégration. Or, on évalue qu’avant la COVID, seulement 37 % des entreprises l’appliquaient sur une période d’un mois et que 15 % n’y accordaient qu’une journée. Ces données sont d’autant plus surprenantes lorsque l’on sait qu’un excellent plan d’intégration peut générer un niveau de rétention de près de 69 % sur une durée de trois ans et une augmentation de 60 % de la productivité du nouvel employé.
Ces taux ont certainement changé drastiquement en pleine pandémie. Et encore aujourd’hui, avec le télétravail, en mode continue ou sous une forme hybride, comment favoriser l’intégration des employés?
Avez-vous autant d’argent à perdre?
Le recrutement représente une tâche complexe. Quand on sait que le taux de roulement est d’environ 20 % au cours des 45 premiers jours d’un nouvel employé, il y a de quoi s’interroger sur les pratiques qui sont mises en place. D’autant plus qu’on associe un coût important à ce taux de roulement.
En effet, on estime que ces coûts peuvent se situer entre 100 % et 300 % du salaire de l’employé devant être remplacé. Et lorsque l’on considère qu’environ 8 mois sont nécessaires avant qu’un employé soit pleinement productif, cela porte à réfléchir.
Êtes-vous assez rapide?
De nos jours, il est primordial de faire preuve de rapidité lors du recrutement. Plusieurs participants des Live Discussion ont confirmé avoir déjà perdu un candidat en raison de délais trop importants dans le processus d’embauche. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises commencent à appliquer les procédures d’intégration avant même l’embauche ou dès la présentation de l’offre d’emploi.
L’arrivée d’un nouvel employé implique le partage de nombreux documents. Pourquoi ne pas fournir ceux-ci à l’avance? En les recevant avant sa première journée, le nouveau venu se sentira plus à l’aise lors de son entrée en fonction. Il faut toutefois viser à simplifier les choses et ne pas entraîner une surcharge d’informations.
À cet égard, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les versions numériques de formulaires et l’automatisation. L’envoi des documents importants est alors géré par ces systèmes et tout est programmé pour être disponible au moment opportun.
Par ailleurs, afin d’éviter tout contretemps, il est fondamental que le poste de travail soit entièrement prêt à accueillir le nouvel employé, peu importe où celui-ci se trouve. Il est important que le téléphone, l’ordinateur, les logiciels, les mots de passe, etc. soient fonctionnels. Lorsque les employés sont en télétravail, cela représente un défi supplémentaire. Il faut alors s’assurer que ceux-ci disposent d’une connexion internet suffisante, qu’ils recevront les logiciels nécessaires, les mots de passe requis, les accès au VPN et autres instruments de travail indispensables, et ce, avant même le premier jour.
Saurez-vous faire preuve de créativité?
Une stratégie d’intégration doit être clairement définie et appliquée de manière systématique. Voici quelques exemples d’actions qui peuvent faire partie d’un processus d’intégration des employés. Sauriez-vous identifier celles qui peuvent toujours être appliquées? Comment pourriez-vous adapter les autres dans un contexte de télétravail?
- Assurer des rétroactions fréquentes.
- Jumeler le nouvel employé avec un « parrain ».
- Partager une photo du nouveau venu avec une information intéressante sur celui-ci (avec son accord).
- Remettre une note de bienvenue accompagnée de photos des collègues et d’information intéressante sur ceux-ci.
- Organiser des jeux favorisant l’interaction entre collègues.
- Faire une visite guidée.
- Effectuer un sondage visant à cerner les attentes.
- Distribuer un horaire des formations ou autres événements.
- Préparer une vidéo de bienvenue personnalisée.
- Prévoir un dîner ou une collation d’accueil.
- Présenter un glossaire des acronymes de l’entreprise.
- Fournir les détails variés sur l’environnement de travail : où se rendre la première journée, à qui s’adresser, quoi porter…
Bien sûr, il faut faire preuve de créativité. Vous aviez l’habitude de faire une visite guidée de l’entreprise? Pourquoi ne pas vous tourner vers une vidéo ou un tour guidé virtuel en direct? Et, au lieu d’organiser un dîner avec tous les collègues en présentiel, pourquoi ne pas les réunir en vidéoconférence, leur envoyer un questionnaire ludique auquel ils doivent répondre en temps réel et leur faire livrer un repas à la maison?
Miser sur une intégration réussie, c’est s’assurer que le nouvel employé se sentira à sa place dans l’entreprise et voudra en faire partie pour longtemps. En sortant des sentiers battus, vous pourrez y parvenir, quel que soit le contexte.
Et si vous avez envie d’échanger, de partager vos bons coups, d’entendre d’autres se prononcer sur leurs expériences, n’hésitez pas à participer aux Live Discussions qui ont lieu régulièrement. Suivez-nous sur LinkedIn pour rester à l’affût!